Lösungen

PRODATIS blickt auf mehr als 15 Jahre Erfahrung bei der Implementierung von ELO ECM Projekten zurück. Im Laufe der Zeit haben wir die verschiedensten Lösungen für unsere Kunden entwickelt und unterstützen dabei die Digitalisierung der papiergebundenen Arbeitsabläufe mit eigenen Werkzeugen und Programmen auf verschiedenen Plattformen.
Mit unseren Erfahrungen und Lösungen unterstützen wir sichere, schnelle, effektive und kostensparende Geschäftsprozesse. All dies wird ermöglicht durch die zuverlässige ELO Enterprise-Content-Management-Technologie, welche über alle nötigen Funktionalitäten zur effektiven Verwaltung, schnellen Nutzung und sicheren Kontrolle von Informationen über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg sorgt.

ECM Lösungen

Digitalisierung

Optimieren Sie Ihre internen Arbeitsprozesse und digitalisieren Sie mit PRODATIS und ELO ECM Ihre Bestands- und Arbeitsakten. Im Zuge unserer bereits realisierten Projekte haben wir umfangreiche Erfahrungen im Prozess der Digitalisierung von vorhandenen Papierdokumenten sammeln können.

Nachdem Sie Ihre Akten zur Digitalisierung definiert haben, übernehmen wir - je nach Menge gemeinsam mit ausgewählten Scandienstleistern - in diesem Prozess folgende Aufgaben:

Vorbereitung der Akten: Vorbereiten der Indexierung (Register- und Dokumententrennung).

Scannen (Digitalisieren) der Akten/Dokumente: Je nach Papierformat wird der passende Scannertyp ermittelt.

Indexierung: Manuelle oder automatische Indexierung mittels OCR (Automatische Texterkennung). Die ELO OCR (Optical Character Recognition) extrahiert den Text aus Ihren Dokumenten und ermöglicht Ihnen so mit der Volltextsuche all Ihre Dokumente wiederzufinden.

Qualitätssicherung: Prüfung von Bildauflösung und -qualität, Vollständigkeit der Akte, Vorder-/Rückseite vorhanden etc.

Datensicherung: Datenträger (z.B. CD, DVD, Festplatte, usw.) und geeignetes Dateiformat auswählen (z.B. PDF/PDFA oder TIFF).

Aufbau Archivstruktur: Geordnete Ablage Ihrer Dokumente mittels A-Z Register und Zeitscheiben.

Nachbereitung: Rückheften oder Vernichten der gescannten Papierakten.

Aktenvernichtung: Datenschutzgerechtes Vernichten der Papierakten nach dem Digitalisieren.

Formularbasierter Workflow

Der ELO Standard ist darauf ausgelegt nur einfache Workflows zu erstellen und dazu Formulare anzubieten - Das reicht uns nicht!

Mit der PRODATIS CONSULTING AG können Sie durch Formulareingaben steuern wohin der Workflow geht. Sie können Feldeingaben prüfen und Nutzerhinweise geben. Hat der Kollege vergessen Ihr Dokument freizugeben? Unser System setzt Ihm eine Frist oder bestimmt einen Vertreter.

Sie buchen die Eingangsrechnungen im Buchhaltungssystem, müssen sich aber jedes Mal die Kostenstellen mühevoll zusammensuchen? Wir setzen einen Stempel mit allen wichtigen Daten auf Ihre Rechnung oder hängen gleich das ganze Dokumentenfreigabeformular an.

Vertragsmanagement

Wissen Sie, wann welcher Vertrag in Ihrem Unternehmen ausläuft, verlängert oder geändert werden muss? Neben einer flexiblen Vertragsablagestruktur, stehen Controlling-Werkzeuge zum Management Ihrer Vertragsdokumente zur Verfügung. Durchlaufen Sie den gesamten Lebenszyklus eines Vertrages. Von der Entstehung des Dokumentes, über die Freigabe, bis hin zum Vertragsabschluss werden alle Änderungen versioniert und überwacht.
Minimieren Sie Ihre Recherchezeiten und sichern Sie die Einhaltung von Vertragsfristen durch automatische Erinnerungen. Unsere Lösung stellt Liquiditäts- und Kostenplanfunktion über frei definierbare Zeiträume bereit. Ergänzt werden diese Features durch den Kalender mit Zahlungs-, Berichts- und Kündigungsterminen.

E-Mail Archivierung

Lösen Sie mit uns die revisionssichere Ablage Ihrer E-Mail Kommunikation. Sie entlasten hierdurch nicht nur Ihre Mailserver Infrastruktur, sondern steigern auch die Effizienz bei der Suche von Vorgängen im Zusammenhang mit E-Mails. Mit ELO ECM sind Sie in der Lage, den Prozess der E-Mail Archivierung themen- oder vorgangsbezogen zu automatisieren. Zuverlässig erprobte PRODATIS Werkzeuge unterstützen die Zuordnung der E-Mails direkt nach dem Eingang, übernehmen deren Verschlagwortung und stoßen über Schnittstellen Prozesse in Ihrem ERP- oder CRM System an.
Unsere eigenentwickelten Java Parser sind in der Lage, auch sehr hohe E-Mail Aufkommen inklusive den zugehörigen Abfragen, wie beispielsweise die Identifizierung der Kundennummer des Absenders aus Ihrem ERP oder CRM, zu bewältigen.

ERP/CRM Integration

Die Integration des ELO ECM, als zentrales System zur Vorgangsbearbeitung und Dokumentenablage, in vorhandene ERP/CRM Landschaften stellt immer eine große Herausforderung dar. Dieser Aufgabe sind wir mit dem Produkt ELO BLP sowie eigens von uns angefertigten Werkzeugen und einer großen Erfahrungsschatz aus den vergangenen Projekten gewachsen.

ELO BLP integriert sich nahtlos in führende Anwendungen, wie ERP-, CRM- oder sonstige Systeme und bindet das ELO ECM-System reibungslos an.

Die einfache Handhabung des ELO BLP ermöglicht eine ganzheitliche Ablage sämtlicher Geschäftsdokumente im ELO ECM-System über die zentralen Regelwerke des ELO BLP. Diese stellen die Einhaltung der Organisationsrichtlinien sicher und sorgen für Klassifizierung, Benennung, Indexierung, Rechtevergabe, Versionierung, Ablaufsteuerung (ELO Workflow) und die Verknüpfung zu den relevanten Geschäftsvorgängen.

PRODATIS steht Ihnen für eine reibungslose Integration Ihres führenden ERP/CRM Systems zur Verfügung. Umfangreiche Erfahrungen haben wir mit den folgenden ERP/CRM Systemen gemacht:

  • Cobra
  • Diamant
  • Microsoft Dynamics NAV
  • Oracle E-Business Suite
  • RenoStar
  • SAGE OfficeLine
  • Sage HWP Basic
  • SAP ECC
  • SAP Business One
  • Winsolvenz P3

Rechnungsverarbeitung

Alle notwendigen Rechnungsdaten, wie z.B. Empfänger, Absender, Rechnungsdatum, Rechnungsbetrag inkl. einzelner Positionsdaten, werden automatisch erkannt und standardisierten Plausibilitätsprüfungen unterzogen. Rechnungen mit einem vorhandenen Bestell- oder Projektbezug im ERP-System können bei Übereinstimmung zugeordnet werden.
Der sich anschließende Workflow führt Sie bis zur finalen Buchung automatisch durch den gesamten Verarbeitungsprozess. Die revisionssichere Ablage im ELO-Archiv, sowie die Überwachung und Nachvollziehbarkeit der einzelnen Schritte sichert Transparenz und Konformität Ihrer Prozesse.
Beratung | Technologie | Outsourcing
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und finden eine Lösung, die sich nahtlos in Ihre IT Landschaft integriert.
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Datenschutzbestimmungen

Die PRODATIS CONSULTING AG erhebt, verarbeitet und nutzt personenbezogene Daten eines Nutzers ohne weitergehende Einwilligung nur zu dem rechtmäßigen Zweck oder der Aufgabenerfüllung bzw. nur soweit sie für die Vertragsbegründung und -abwicklung sowie zu Abrechnungszwecken erforderlich sind.

Zur Begründung und Abwicklung eines Vertragsverhältnisses sind in der Regel die Bestandsdaten Name, Vorname, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Bankverbindung sowie Zugangskennungen des Nutzers erforderlich. In der Regel werden diese Daten auf Papier- oder elektronischen Bestellformularen erhoben.

Wir möchten an dieser Stelle darauf hinweisen, dass zu einer Domainregistrierung die Übermittlung bestimmter personenbezogener Daten, wie Name, Vorname und Anschrift, an die entsprechenden nationalen und internationalen Registrierungsstellen erforderlich ist. Desweiteren müssen die Daten für die Veröffentlichung in den von jedermann abrufbaren Whois-Datenbanken übermittelt werden.

Für die Registrierung einer .de-Domain z.B. werden derzeit Namen, Vornamen und Anschriften des Domaininhabers, des administrativen und technischen Ansprechpartners sowie des Zonenverwalters und darüber hinaus Telefon- und Telefaxnummer sowie E-Mail-Adresse des technischen Ansprechpartners und des Zonenverwalters an die DENIC e.G., Frankfurt/Main, übermittelt und in der DENIC-Datenbank unter www.denic.de im Internet veröffentlicht. Nutzungsdaten, wie z.B. Angaben über Beginn, Ende und Umfang der Nutzung bestimmter Teledienste durch einen Nutzer, bzw. Verbindungsdaten bei E-Mail-Diensten werden nur erhoben, verarbeitet und genutzt, soweit dies erforderlich ist, um die Inanspruchnahme dieser Dienste zu ermöglichen und abzurechnen.

In der Regel werden dabei Datum und Uhrzeit sowie Zeitzone des Beginns und Endes der Nutzung, der Umfang in Bytes, die Nutzer-IP-Adresse und die Art des in Anspruch genommenen Teledienstes erfasst.

Zur Erfüllung bestehender gesetzlicher Vorschriften, wie der Abgabenordnung und den GDPdU werden die Daten entsprechend der bestehenden Aufbewahrungsfristen gesetzeskonform archiviert.

Nach BDSG ist die PRODATIS CONSULTING AG berechtigt, Auskunft an Strafverfolgungsbehörden und Gerichte für Zwecke der Strafverfolgung zu erteilen. PRODATIS erteilt dem Nutzer auf Verlangen unentgeltlich und unverzüglich, auch elektronisch Auskunft über die zu seiner Person gespeicherten Daten.

Die Mitarbeiter der PRODATIS CONSULTING AG sind mit den Vorschriften des BDSG vertraut und auf das Datengeheimnis verpflichtet.

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Quelle: eRecht24

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