Digitale Personalakte & Personalverwaltung (e-Akte)

Die Business Solution ELO HR ist die digitale Personalakte zur automatisierten Verwaltung und Steuerung von Personaldaten in Unternehmen. Im Mittelpunkt stehen hierbei die Automatisierung von Arbeitsabläufen, eine höhere Arbeitseffizienz sowie der Datenschutz und die Einhaltung rechtlicher Vorgaben. ELO HR wurde speziell für die Aufgaben in der Personalabteilung entwickelt. Die Lösung unterstützt beim Aufbau einer elektronischen Personalakte, die sämtliche Dokumente unabhängig vom Format zentral vereint. Egal ob Bewerbungsunterlagen, E-Mails, Zeugnisse oder Urlaubsanträge – der gesamte Schriftverkehr sowie alle mitarbeiterbezogenen Informationen werden mit ELO HR strukturiert gemäß den gesetzlichen Vorgaben und unter Einhaltung des Datenschutzes aufbewahrt.

Zudem ermöglicht die digitale Personalakte von ELO die Integration personalbezogener Standards in bereits bestehende Prozesse. Der Einsatz formularbasierter Workflows vereinfacht Freigaben und verkürzt Bearbeitungszeiten. Damit werden Personalprozesse effizienter und nachhaltig Kosten gesenkt.

Die digitale Personalverwaltung gewinnt in Zeiten hybrider Arbeitsmodelle und steigender Compliance-Anforderungen zunehmend an Bedeutung. Mit der digitalen Personalakte – oft auch als e-Akte oder elektronische Personalakte bezeichnet – können Personalprozesse vollständig digitalisiert und rechtskonform abgebildet werden.

Unsere Lösung auf Basis von ELO ECM ermöglicht Ihnen eine strukturierte, zentrale Verwaltung aller personalbezogenen Dokumente – von Arbeitsverträgen bis zu Krankmeldungen – bei gleichzeitigem Schutz sensibler Daten. Die e-Akte bildet dabei das Rückgrat einer effizienten digitalen Personalverwaltung: Sie schafft Transparenz, reduziert Suchaufwände und erlaubt eine einfache Integration in bestehende HR-Systeme wie SAP HCM, DATEV oder andere ERP-Lösungen.

Ihre Vorteile auf einen Blick:

Die Einführung einer digitalen Personalverwaltung mit e-Akte ist nicht nur ein technologischer Schritt – sie ist ein strategischer Vorteil. Sie entlastet Ihre HR-Abteilung, beschleunigt Prozesse und schafft die Grundlage für eine zukunftssichere Personalarbeit.

Moderne HR-Systeme setzen auf Self-Service-Funktionen, die Mitarbeitenden und Führungskräften mehr Autonomie in der Personalverwaltung geben. Über ein Mitarbeiterportal zur digitalen Personalakte können Beschäftigte beispielsweise ihre Stammdaten selbst aktualisieren – Änderungen an Adresse, Bankverbindung oder Familienstand werden eingereicht und nach einer HR-Freigabe automatisch in der elektronischen Personalakte übernommen. Auch das Abrufen von Gehaltsabrechnungen oder anderen personalrelevanten Dokumenten ist für Mitarbeitende rund um die Uhr möglich, ohne die Personalabteilung einschalten zu müssen.

Führungskräfte profitieren ebenfalls: Sie können Einblick in die digitalen Personalakten ihrer Teammitglieder anfordern, um sich z. B. auf Mitarbeitergespräche vorzubereiten oder Qualifikationen im Blick zu behalten. All das geschieht kontrolliert und transparent, denn die Personalabteilung behält durch Freigabeprozesse stets die Hoheit über die Daten. Self-Service beschleunigt Abläufe, reduziert Verwaltungsaufwand und erhöht gleichzeitig die Zufriedenheit der Beschäftigten – ein Gewinn für Mitarbeitende, Führungskräfte und die Personalabteilung gleichermaßen.

Eine digitale Personalakte entfaltet ihren vollen Nutzen, wenn sie nahtlos in die vorhandene HR-IT-Landschaft integriert ist. Professionelle Lösungen bieten Standard-Schnittstellen zu gängigen HR- und Lohnabrechnungssystemen wie SAP oder DATEV, sodass Stammdaten und Dokumente automatisch synchronisiert werden.

Diese Anbindung vermeidet doppelte Datenpflege und minimiert Inkonsistenzen:

Die digitale Personalakte wird so zum integrativen Herzstück der digitalen Personalverwaltung statt zu einer Insellösung.

Die Einführung einer digitalen Personalakte ist mehr als nur ein IT-Projekt – sie legt den Grundstein für eine zukunftsorientierte Personalstrategie. Wenn Personalprozesse digitalisiert und Informationen zentral verfügbar sind, kann sich die Personalabteilung statt mit Papierbergen endlich mit strategischen Aufgaben wie Talentmanagement, Mitarbeiterentwicklung und Employer Branding beschäftigen.

Zudem ermöglicht die digitale Personalakte berechtigten Personen einen orts- und zeitunabhängigen Zugriff auf Personaldaten – ein Muss in Zeiten flexibler Arbeitsmodelle und mobiler Teamarbeit.

Darüber hinaus eröffnet eine digitale Personalakte neue Möglichkeiten der Datenanalyse im HR-Bereich:

Eine elektronische Personalakte schafft die Basis, um Personalprozesse innovativ zu gestalten und das Unternehmen als attraktiven, fortschrittlichen Arbeitgeber zu positionieren.