Arbeitsprozesse durch Digitalisierung optimieren
Optimieren Sie Ihre internen Arbeitsprozesse und digitalisieren Sie mit PRODATIS und ELO ECM Ihre Bestands- und Arbeitsakten. Im Zuge unserer bereits realisierten Projekte haben wir umfangreiche Erfahrungen im Prozess der Digitalisierung von vorhandenen Papierdokumenten sammeln können.
Nachdem Sie Ihre Akten zur Digitalisierung definiert haben, übernehmen wir – je nach Menge gemeinsam mit ausgewählten Scandienstleistern – in diesem Prozess folgende Aufgaben:
Vorbereitung der Akten: Vorbereiten der Indexierung (Register- und Dokumententrennung).
Scannen (Digitalisieren) der Akten/Dokumente: Je nach Papierformat wird der passende Scannertyp ermittelt.
Indexierung: Manuelle oder automatische Indexierung mittels OCR (Automatische Texterkennung). Die ELO OCR (Optical Character Recognition) extrahiert den Text aus Ihren Dokumenten und ermöglicht Ihnen so mit der Volltextsuche all Ihre Dokumente wiederzufinden.
Qualitätssicherung: Prüfung von Bildauflösung und -qualität, Vollständigkeit der Akte, Vorder-/Rückseite vorhanden etc.
Datensicherung: Datenträger (z.B. CD, DVD, Festplatte, usw.) und geeignetes Dateiformat auswählen (z.B. PDF/PDFA oder TIFF).
Aufbau Archivstruktur: Geordnete Ablage Ihrer Dokumente mittels A-Z Register und Zeitscheiben.
Nachbereitung: Rückheften oder Vernichten der gescannten Papierakten.
Aktenvernichtung: Datenschutzgerechtes Vernichten der Papierakten nach dem Digitalisieren.
